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马绍秋:信息化与企业扩张就像左脚与右脚的关系

发布时间:2020-01-16 08:03:08

■本报记者 刘辰/文

2008年 月14日上午,上海金茂大厦45楼,世茂集团资讯科技部助理总监马绍秋站在落地窗前,眺望上海浦东的景色。过几天世茂将搬到离金茂大厦不远的另外一栋摩天大楼中,那里有更宽阔的办公面积,在新的办公环境中,等待马绍秋的将是更忙碌的工作。

这两天人力资源部门刚刚向他咨询,世茂集团实行区域管理后,HR对于人员的统计不够及时准确,能否提供一套针对HR管理的信息化软件,以便更好地工作。

这将是马绍秋所在的资讯科技部在2008年需要研发的内容中的一部分。

与世茂的每一个部门沟通,了解他们需要什么,并和软件供应商一起讨论,最后拿出相应的解决办法,是马绍秋日常工作中最主要的内容。“预算由老板来定,做什么由业务部门来定,怎么做就由IT部门来定。”他介绍说。

如今,世茂集团内部已是人手一台电脑,每个人在工作中都会不同程度地接触到IT软件,接下来马绍秋准备在商业与酒店管理系统、物业管理的领域探索新的软件开发,并加强信息化系统的安全性能。

对于世茂来说,整个企业现在已经进入需求决定软件的时代,这在很大程度上归功于马绍秋和他带领的资讯科技部在企业内部对IT软件推行的努力。

IT部的翻身战

马绍秋已经在世茂工作5年多了。5年前,他还在从事IT技术工作,曾为上海移动开发语音识别系统,那时候的马绍秋对一切领先于行业的尖端技术和新鲜资讯都极有兴趣。但到了200 年,他意识到IT技术最终还得落地于实际应用,加之不想再从事过度劳累的技术工作,他完成了职业生涯中的一次转型,进入世茂集团资讯科技部门。

马绍秋回忆他第一次来到世茂面试时,公司还没有IT部门,一位负责推广信息化的员工和老总一起面试了他,入职后这位员工还是他的下属。

“当时的世茂已经意识到了信息化对于企业的重要性。其实在2000年世茂就有这方面的尝试,只是当时在企业内部推广的财务和营销软件都不太顺利,企业推行信息化管理的信心受到了打击。”马绍秋说。

世茂最早推行的楼盘销售软件系统因为普及度不够,使用者寥寥无几,最后难以扩大范围。而同时推广的财务软件,由于网络配置有问题,常常打开5分钟以后就被锁在系统里,最后没法使用,不得不在电脑中空置。

“但世茂的信息化管理道路在初期行走时小受挫折,推广IT软件的积极性一度不高。”时任天诺集团总经理、现任用友房地产建筑行业事业部副总经理的宓君介绍。马经理入职后,世茂找天诺研发新的软件管理系统,光是从原先那两套软件中把资料转移出来就花了大量时间。

“世茂当时已初步具备信息化的意识,但推进到项目销售上和落实到具体人员上时,信息化意识还是比较弱,经常要被动接受培训。”与世茂合作为其提供软件系统已有8年的宓君说,“一开始推出新的软件,找到一些部门做试点时,这些部门还有些排斥。”

马绍秋进入世茂后,用了5~6个月的时间提交了一套在企业内推行并普及信息化的方案。他性情温和,但又不乏坚定,上任后,首先在世茂内部推行了一套新的财务软件,督促财务人员使用它,以南京、上海为试点,并要求使用人员提出反馈意见。“这套新系统不再像以前那样5分钟就死机,用起来比以前得心应手得强。”马绍秋说。

财务软件上马让老板也意识到了信息化的好处,至少他可以随时查看财务报表,而不用像从前那样,想看报表的时候要先吩咐下去,然后等个几天财务才能把报表做好交上来。而对财务人员来说,以前报表要赶,现在只需要核对,业务系统也会自动帮忙完成财务工作。

营销系统虽然当时并没有在全国得到推广,但试点效果良好。“分公司不用再看传真,只要看系统就可以了。”

就这样,马绍秋帮助IT部在世茂打了个漂亮的翻身战,世茂开始了集团内部信息化大力推进的脚步。

世茂脚步:全国化并信息化

从2004年开始,世茂凭借充足的资金实力和丰富的开发经验开始了全国快速扩张的步伐,在北京、上海、福州、南京、哈尔滨等多个城市建造一个又一个项目,同时信息化也在企业内部稳健推进。

同年,世茂IT部又推出办公自动化平台。当时高层还有顾虑,马绍秋用了两个月的时间说服高层。但到了2005年,企划平台与PM(主存储器)相继上马,便是应当时企业对于这两个领域的需求而生。世茂由此进入需求决定软件的时代。“2005年PM项目推进,其实是比预计的时间要早,因为当时已经感觉到企业有这方面的强烈需求。”

世茂在战略上的扩张带动了对信息化推进的需求,反过来信息化在企业内部的普及又在某种程度上加速了世茂在全国的扩张速度。信息化为世茂带来的最直接好处是提高了效率,这在企业内已是尽人皆知。

随着世茂的脚步迈向一个又一个城市,集团对于在世茂二次置业的业主给出了享受折扣和积分的优惠。但在业主资料管理软件上马以前,业主的资料并未输入系统并联网,在南京买房的业主到福州去进行二次置业时,福州公司的同事还要打个长途电话去南京问折扣和积分的问题,而IT部门研发出相关软件后,现在这些在管理软件上都一目了然。

“这个软件是根据客户的需求研发的,虽然规模不算大,但是非常方便,客户的折扣和积分到了异地有相关的折算公式,兑奖也可以异地进行,在客户当中的反馈非常好。”马绍秋说。

2006年,IT软件的使用情况被划入世茂KPI考核系统中,考察各个部门软件使用的覆盖率和效率。这在房地产企业中还是第一家。

“把IT软件的使用效率作为KPI(关键绩效指标)指标中的一项,是一种新的管理思路,代表一种管理方向,以考核的方式鼓励员工使用软件系统。”宓君认为,“以后房地产企业对软件使用的要求会不断增加,虽然不这样做企业也能有序发展,但加上这一条,可以使房地产企业更有意识地重视信息化管理。”

马绍秋在世茂5年,也完成并见证了世茂管理信息化从无到有,从初级到全面的发展过程和集团的快速扩张。他也十分乐意向房地产业界同仁讲述世茂这几年来在信息化道路上的心得与经验。

实际上,信息化管理实为大势所趋。近年来,已经有不少房地产企业注意到这个领域的重要性。比如,某著名房地产开发商从宝洁挖来一名CIO(首席信息官),瑞安地产亦聘请一位曾供职于可口可乐公司的有资深IT背景的副总裁。

马绍秋认为,房地产IT部门工作人员需要 个基本素质。首先要能做战略规划。“企业想做信息化,首先要搭起组织架构。”他说。

曾经,有一个房地产公司的IT部门主任向他抱怨,信息化在自己的公司推广不下去,因为领导不批准预算。“以前IT部只有推进信息化意识,但没有拿出规划方案,所以说话也没有分量,早期推广软件难度很大”,他表示,“还有一个房地产公司,IT部先做了OA培训,再做其他培训的时候,老板却质疑,‘不是已经做过OA了吗,怎么还要做培训?’这说明员工没有向老板解释清楚自己对公司信息化推进的规划”。

其次,马绍秋认为,IT人员要有实施经验。另外,还需要很强的沟通协作能力。

用马绍秋的话用来说,信息化管理和企业扩张就像左脚和右脚一样息息相关:扩张带来信息化管理需求,信息化管理的及时跟进保证了扩张的效率,左脚和右脚的速度一样快,才能让企业成长更顺畅。

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